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協作功能與權限機制說明

2 週前已更新

Heptabase 的協作是怎麼運作的？

在 Heptabase 裡，每個用戶都會有一個專屬自己的空間（Space），你所有的資料都會放在這個空間裡面。這個空間包含了不同的白板、卡片與 Tags 等資料。這些資料都只有你才看得到。

你可以邀請特定的協作對象到你指定的白板（以及裡面的內容）成為協作者。協作者只能看到你分享給他們的白板，他們沒辦法讀取你未分享的任何內容。

當你邀請任何一個人成為你的白板協作者，對方就成為了你的空間的協作者。他們可以在自己的 Heptabase 左上角切換進入你的空間或者是自己的空間。

我該如何邀請別人協作？我可以邀請哪些人協作？

若要邀請別人協作：

  1. 點擊白板右上角的 Share 按鈕

  2. 輸入你想要邀請成為協作者的人的 email 地址（你可以一次邀請多位協作者）

  3. 在跳出的視窗中點擊確認他們的信箱

  4. 點擊 Full access 按鈕切換你想要設定的權限

  5. 點擊 Invite 送出邀請

協作者會收到邀請的信件，並且可以直接進入你分享協作的白板。

請注意，無論對方是否有訂閱 Heptabase ，都可以成為你的協作者。如果對方沒有訂閱，他們將會成為免費方案（Free Plan）的用戶，這時他們唯一可以進入與使用的白板就是他們有受邀協作的白板。

不同的協作權限

協作者在你分享的白板裡可以做的事情取決於他們被賦予的權限，以下是不同權限可以做到的事：

空間（Space）

行為

Owner

Full Access

Can Edit

Can View

查看權限

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管理權限

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卡片（一般卡片、多媒體卡片、PDF 卡片）

行為

Owner

Full Access

Can Edit

Can View

查看

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在白板上編輯或建立卡片

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在卡片庫建立卡片

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在卡片庫編輯卡片

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把卡片放到垃圾桶或復原

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把卡片永久刪除

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查看版本紀錄

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日記卡片

行為

Owner

Full Access

Can Edit

Can View

查看

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建立

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編輯

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在一個協作白板上

  1. 白板元件以及卡片實體（Whiteboard Elements and Card Instances）

行為

Owner

Full Access

Can Edit

Can View

查看

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建立

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編輯

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刪除

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2. 白板以及白板實體（Whiteboard & Whiteboard Instances）

行為

Owner

Full Access

Can Edit

Can View

查看、進入

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建立子白板

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重新命名

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把白板放到垃圾桶或復原

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永久刪除白板

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如果你有任何關於權限的疑問或者遇到任何問題，歡迎隨時聯絡我們！

管理協作權限

若要更改協作者的權限：

  1. 請點擊個別協作者名字旁邊的權限按鈕

  2. 選擇你希望更改的權限

請注意：如果你將自己的權限從 Full access 降級為 Can edit 或者是 Can view ，這個更動會立即生效，並且無法復原。若要重新取得 Full access 權限，需要請分享白板的 Space 擁有者重新設定權限給你。

常見問題

為何我的 Share 按鈕旁邊有個小箱子的圖示以及數字？

當一個協作者刪除（delete）了你空間內的卡片，將它丟到垃圾桶，或者將卡片從白板中移除（remove）時，你就會看到這個圖示。

這個圖示的意思是，你的協作者們仍可以從垃圾桶復原這些卡片，或者是將卡片從卡片庫加回白板。假設你想要完全取消分享這些卡片，請你點一下小箱子，並且選擇 Remove access ，這樣協作者就無法再存取這些卡片。

為何協作者無法看到我嵌入的卡片？

目前，除非你直接把嵌入卡片放在你分享的白板上，否則協作者都無法看到任何嵌入卡片。這樣做是為了避免某些你沒有想要分享的卡片，透過嵌入的方式不小心分享出去。

協作者是否可以從自己的卡片庫把卡片放到協作的白板裡？

目前還沒辦法。協作者還無法在協作白板中加入自己的卡片。

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