資料儲存
桌面版將資料存於本機資料庫，以支援離線使用。開啟雲端同步後，資料也會存於包含 Amazon Web Services（AWS）的 Heptabase 雲端基礎設施。只使用一台裝置，不代表資料只留在該裝置；雲端同步、AI 與連接服務都可能涉及伺服器處理。
資料加密
此處所述的 AWS 雲端儲存資料，會在傳輸與靜態儲存時加密。AWS 以 AES-256 管理伺服器端加密，Heptabase 與資料庫間使用 SSL/TLS。這部分 AWS 資料儲存在 us-west-1，並以 VPC 網路控管限制資料庫暴露。這些說明只適用於該基礎設施，不代表所有 AI 或連接服務都在同一區域處理資料。
傳輸加密與伺服器端靜態加密不同於端對端加密。搜尋及 AI 等雲端功能需要在伺服器處理可讀內容；不能將上述加密理解為只有你的裝置能解密內容。
搜尋服務
不同搜尋功能使用不同服務：Elastic Cloud 用於搜尋，Turbopuffer 用於 AI 語意／混合搜尋。AI 索引包含文字片段、標題及物件識別碼等中繼資料，以及語意比對用的向量，不只有匿名識別碼。Elastic 的安全資訊請見 Elastic Cloud security。
使用 AI 功能
使用 Heptabase AI 時，傳到所選模型服務的請求可能包含提示、相關對話歷史、附件或引用內容，以及 Agent 工具讀取的內容。依功能而定，也可能包含目前視圖資訊、支援的圖片或擷取的文件文字。
這不代表每個請求都傳送整個工作區，但 Agent 可在工作時繼續取得內容。
使用自己的 API key，會改變模型存取與計費使用的供應商帳號，但不會讓整個流程變成純本機，也不會略過所有 Heptabase 伺服器處理。
連接外部 AI 服務
透過 Heptabase MCP 授權外部 App 後，它可以使用該連線可用的工具請求內容。讀寫授權決定可用工具；回傳的內容之後依外部 App 與其模型供應商政策處理。
資料保留、模型訓練用途及處理地點取決於服務與適用條款。本文不對所有供應商作出零保留、不訓練或單一處理區域的概括保證。使用前若需確認特定要求，請聯絡 Heptabase 客服。